EU Persondataforordningen

Som led i vores virksomhed indsamler og behandler Rejsechefen personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Persondatapolitik. Rejsechefen er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Persondatapolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her:

Rejsechefen K/S

Gartnerivej 11
7500 Holstebro

Mail: mail@rejsechefen.dk

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Persondatapolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Rejsechefen, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for en given persons identitet.

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af Rejsechefens virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Rejsechefens rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Rejsechefen vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.

Rejsechefen indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse være nødvendigt for os i et begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer på din flyrejse eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-numre (fx i forbindelse med indhentelse af en paskopi til brug for en visumansøgning) for at kunne levere den ønskede rejse til dig.

Vi opbevarer rejsehistorik og de personoplysninger, som vi indsamler, i vores kundedatabase/bookingsystem. Her gemmer vi persondata i fem år i overensstemmelse med Regnskabsloven, med mindre du specifikt har givet dit samtykke til, at vi kan gemme dine data i længere tid. På Min Rejse gemmes de oplysninger, som du har registreret der, så længe dit bruger-id er aktivt.

Hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev, vil vi gemme dine kontaktoplysninger, så længe du vælger at fortsætte med at modtage nyhedsbrevet.

Rejsechefen vil typisk indsamle følgende oplysninger:

Oplysninger, som du giver os, når du bestiller en rejse eller opretter en rejseprofil hos os, fx online via hjemmesiden eller ved at kontakte vores salgsafdeling, herunder kontaktoplysninger (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og evt. stilling), CPR-nummer (til brug for visumansøgninger mv.), pasnummer, bankoplysninger, betalingskortoplysninger, oplysninger, som du giver os i forhold til dine særlige præferencer på rejsen (fx oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance i forbindelse med handicap eller anden sygdom mv.), medlemskab af vores samarbejdspartneres foreninger, oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os.

Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, jobtitel, fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.

Rejsechefen behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger gælder for dig i alle tilfælde.

Rejsechefen behandler udelukkende dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold (idet der i hvert enkelt tilfælde tages højde for eventuelle interesser) eller i henhold til gældende ret.

Rejsechefen behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med Rejsechefen som led i driften af vores virksomhed, herunder bestilling af rejser og leverance af vores øvrige produkter (som fx visumansøgninger, rejseforsikringer, transferservices mv.), opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, markedsføring, statistik mv. Alle statistikker og analyser udarbejdes i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig som person.

Rejsechefen behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som Rejsechefen arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.

Rejsechefen behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som Rejsechefen er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.

Rejsechefen anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

Rejsechefen tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af adresse eller betalingsoplysninger), således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte.

Rejsechefen behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) Dit samtykke, (2) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Rejsechefen, (3) hensynet til vores legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Rejsechefen er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde Rejsechefens eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.

Rejsechefen videregiver alene oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed, herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter, du har købt hos os i forbindelse dermed.

Rejsechefen vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter:

Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.

Rejsechefen bruger GDS’en Amadeus som led i vores virksomhed.

Rejsechefen videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om navn, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.

I forbindelse med rejse til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer til flyselskabet.

Rejsechefen videregiver personoplysninger til handlingselskaber i forbindelse med din rejse. Afhængigt af hvilket flyselskab, der bruges til rejsen, og hvilken lufthavn rejsen afgår fra, benyttes forskellige former for handlingselskaber til at udføre tjenesteydelser i forbindelse med lufthavnen. Det kan f.eks. dreje sig om check-in og bagagehåndtering. I forbindelse med udførelsen af disse ydelser kan handlingsagenten få adgang til visse personoplysninger, der er nødvendige for at kunne udføre tjenesten.

Rejsechefen videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om navn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

Rejsechefen videregiver personoplysninger til biludlejningsfirmaer, hvis du skal have et køretøj til rådighed under din rejse. Til brug for bestilling af din lejebil vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, lejeperiode, køretøjskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med lejen af køretøjet, herunder specielle foranstaltninger i forbindelse med handicap eller sygdom, børnesæder mv.

Rejsechefen videregiver personoplysninger til busselskaber, hvis du skal på busrejse som led i din rejse (fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner mv). Til brug for bestilling af din busrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, dato og tidspunkt for busrejsen, destination samt specielle ønsker i forbindelse med busrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under busrejsen og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet på grund af handicap eller sygdom.

Rejsechefen videregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse (fx i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner, krydstogt mv). Til brug for bestilling af din skibsrejse, vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse samt specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under sejladsen og evt. behov for special assistance under sejladsen som følge af handicap eller sygdom.

En bedbank er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt hoteller og rejsebureauer eller slutkunden. Rejsechefen videregiver personoplysninger til bedbanks for at bestille de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger gennem en bedbank vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

Rejsechefen bruger følgende bedbanks som led i vores virksomhed: Expedia, Billetkontoret A/S og Totalstay.

Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan Rejsechefen videregive personoplysninger til rejseagenter. Rejseagenten har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for specialassistance på grund af handicap eller sygdom.

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbudsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype.

Rejsechefen samarbejder med følgende forsikringsselskaber som led i vores virksomhed: Gouda.

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at leje eventuelt udstyr, som du måtte have behov for på din rejse, fx dykkerudstyr og lignende. Hvis du ønsker at leje sådant udstyr, vil vi videregive oplysningerne til det firma på din destination, som du skal leje udstyret hos. Til brug for udstyrsleje videregiver vi typisk oplysninger til udlejningsfirmaet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, typen af udstyr, afhentningssted, lejeperiode samt oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse.

Når du vælger Rejsechefen, har du mulighed for at få et kvalificeret tilbud på en rejse. Et kvalificeret tilbud er en tilbudsform, hvor der i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet sker en præliminær reservation af den ønskede rejse til dig. Dette giver dig mulighed for at reservere en plads på de ønskede afgange i op til tre dage, inden du tager stilling til, om der skal udstedes en billet på den præliminære reservation, eller om den skal annulleres.

For at kunne afgive et kvalificeret tilbud videregiver vi oplysningerne om dig og den ønskede reservation til et GDS (som omtalt ovenfor), der foretager den præliminære bookning hos flyselskabet, hotellet mv.

Da der i forbindelse med indhentelsen af det kvalificerede tilbud videregives personoplysninger til flere nye selvstændigt dataansvarlige (GDS, flyselskaber, hoteller mv.), kan dine oplysninger blive opbevaret hos disse modtagere efter tilbuddets udløb – også i tilfælde af, at tilbuddet annulleres.

Rejsechefen kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand mv.

For yderligere oplysninger om vores leverandørers og samarbejdspartneres behandling og beskyttelse af dine personoplysninger henvises til disses persondatapolitikker og vilkår.

Rejsechefen tilstræber at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format i videst muligt omfang for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Rejsechefen videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

Grundet naturen af Rejsechefens virksomhed vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til i visse tilfælde at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS.

Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil Rejsechefen være ude af stand til at levere den ønskede rejse til dig. Dette gælder, hvis bestilling af din rejse forudsætter, at der overføres oplysninger til modtagere uden for EU/EØS, fx for at kunne booke flyrejse, hoteller mv. på din rejsedestination.

Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.

I det tilfælde hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter, der er specielt udarbejdet til dette formål. For så vidt angår overførsler til USA vil disse for så vidt muligt ske på baggrund af Privacy Shield. Privacy Shield er en aftale mellem EU og USA, der blandt andet fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger, som de amerikanske virksomheder, der tilslutter sig ordningen, er forpligtede til at overholde, når de behandler personoplysninger.

I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for Rejsechefen at indgå en standardoverførselskontrakt eller anvende Privacy Shield som juridisk overførselsgrundlag. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og Rejsechefen (bestillingen af din rejse) eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt (fx i forbindelse med afgivelse af et kvalificeret tilbud som omtalt ovenfor under afsnit 7).

Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Rejsechefen betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler.

Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger; at der ikke er regler om at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional; at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed, samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede.

Hvis du ikke ønsker, at Rejsechefen i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse.

Rejsechefen videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.

Det er Rejsechefens politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

Persondatabehandling, der er nødvendig for at vi skal opfylde en aftale med dig, eller for at vi skal opfylde en juridisk forpligtelse, er tilladt uden samtykke. Hvis vi skal indsamle og håndtere dine personoplysninger til et andet formål kræves derimod, at du accepterer behandlingen. Du giver dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, når du benytter vores ydelser på rejsechefen.dk, ved kontakt med vores rejsekonsulenter eller hos en samarbejdspartner.

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Rejsechefen er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på mail@rejsechefen.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over Rejsechefens behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Rejsechefen evaluerer og opdaterer denne Persondatapolitik i henhold til lovgivning.

Erhvervskunder med underskrevet samtykke erklæring vil automatisk blive kontaktet, såfremt GDPR lovgivningen ændres med betydning for Rejsechefens Persondatapolitik.